Thủ tục lãnh sự từ Mỹ: gia hạn hộ chiếu và các giấy tờ Việt Nam

Trong nhiều năm ở Mỹ, gần như ai cũng cần tới ít nhất một thủ tục lãnh sự: hộ chiếu sắp hết hạn, cần giấy uỷ quyền cho người nhà ở Việt Nam làm việc gì đó, hoặc cần xác nhận giấy tờ.

Tất cả đều làm được từ Mỹ, qua cơ quan đại diện của Việt Nam. Thủ tục và biểu mẫu thay đổi theo thời gian, nên bài này mô tả bộ khung và chỗ tra thông tin, không phải danh sách cứng.

Cơ quan đại diện của Việt Nam ở Mỹ

Gồm Đại sứ quán và các Tổng lãnh sự quán ở một số thành phố lớn. Mỗi cơ quan phụ trách một số bang nhất định.

Việc đầu tiên: tra xem bang bạn ở thuộc phạm vi phụ trách của cơ quan nào. Nộp nhầm nơi là mất thời gian gửi đi gửi lại.

Thông tin chính thức nằm trên trang của các cơ quan này, và đó là nguồn duy nhất nên tin về lệ phí, biểu mẫu và thời gian xử lý.

Cấp đổi hộ chiếu

Đây là thủ tục hay cần nhất, vì nhiều người sang Mỹ khi hộ chiếu còn vài năm và nó hết hạn giữa chương trình học.

Nên làm khi nào: đừng đợi tới lúc sắp hết hạn. Nhiều nước yêu cầu hộ chiếu còn hạn tối thiểu một khoảng nhất định để nhập cảnh, và bản thân thủ tục cũng mất thời gian. Bắt đầu trước khi hết hạn khoảng nửa năm là hợp lý.

Hồ sơ thường gồm: tờ khai theo mẫu, hộ chiếu cũ, ảnh theo chuẩn, giấy tờ chứng minh cư trú hợp pháp ở Mỹ như bản sao thị thực và hồ sơ nhập học, cùng lệ phí và phong bì có trả cước để nhận lại.

Vài lưu ý:

• Nhiều thủ tục làm được qua đường bưu điện, không cần tới trực tiếp. Đây là điều quan trọng với người ở xa.
• Gửi bằng dịch vụ có mã theo dõi, vì bạn đang gửi hộ chiếu đi.
• Trong thời gian chờ, bạn không có hộ chiếu trong tay, nên đừng lên kế hoạch đi lại trong khoảng đó.
• Sau khi có hộ chiếu mới, thị thực cũ vẫn còn giá trị trong hộ chiếu cũ ở nhiều trường hợp; giữ cả hai quyển và mang cả hai khi đi lại. Kiểm quy định hiện hành trước khi bay.

Các thủ tục khác hay cần

• Giấy uỷ quyền. Để người nhà ở Việt Nam thay bạn làm thủ tục: nhận bằng, rút tiền, ký hợp đồng, xử lý tài sản. Cần làm đúng mẫu và được chứng nhận thì mới có giá trị ở Việt Nam.
• Chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hoá lãnh sự. Để giấy tờ do Mỹ cấp dùng được ở Việt Nam, hoặc ngược lại. Đây là thủ tục cần cho việc công nhận văn bằng.
• Giấy xác nhận tình trạng hôn nhân, cần cho nhiều thủ tục.
• Đăng ký khai sinh cho con sinh ra ở Mỹ. Việc này cần thiết nếu bạn muốn con có quốc tịch Việt Nam, và có thời hạn nên đừng để lâu.
• Xác nhận công dân, cấp giấy thông hành trong trường hợp mất hộ chiếu.

Chuẩn bị hồ sơ cho suôn sẻ

• Đọc hướng dẫn trên trang chính thức cho đúng loại thủ tục và đúng cơ quan phụ trách bang bạn.
• Dùng đúng biểu mẫu hiện hành. Biểu mẫu tải từ nguồn khác có thể đã cũ.
• Ảnh đúng chuẩn. Đây là lý do hồ sơ bị trả lại phổ biến nhất. Các tiệm chụp ảnh và một số hiệu thuốc ở Mỹ chụp được ảnh theo chuẩn nếu bạn nói rõ kích thước.
• Lệ phí đúng hình thức thanh toán mà cơ quan yêu cầu. Nhiều nơi chỉ nhận một số hình thức nhất định.
• Phong bì trả cước có mã theo dõi để nhận lại giấy tờ.
• Giữ bản sao mọi thứ trước khi gửi đi.

Thời gian

Thời gian xử lý thay đổi tuỳ thời điểm và tuỳ loại thủ tục, và thường lâu hơn dự kiến vào các dịp cao điểm. Nguyên tắc chung: bắt đầu sớm hơn nhiều so với mức bạn nghĩ là cần, nhất là khi thủ tục đó liên quan tới kế hoạch đi lại.

Khi cần gấp

Với các tình huống khẩn cấp như mất hộ chiếu sắp phải bay, hoặc có việc gia đình cần về gấp, hãy liên hệ trực tiếp bằng điện thoại thay vì chỉ gửi email. Các cơ quan đại diện đều có số điện thoại bảo hộ công dân cho tình huống khẩn cấp; lưu số này trong danh bạ từ trước.

Một thói quen nên có

Ghi ngày hết hạn của hộ chiếu vào lịch điện thoại, kèm nhắc trước sáu tháng. Đây là loại việc mà không ai nhớ cho tới khi cần, và lúc cần thì đã muộn.

Cùng cách đó với ngày hết hạn của thị thực, hồ sơ nhập học, bảo hiểm và bằng lái. Năm phút cài đặt một lần, dùng được cả khoá học.

Câu hỏi thường gặp