Hệ thống lưu trữ giấy tờ: dựng một lần, dùng cả khoá học

Sau bốn năm ở Mỹ, bạn sẽ tích được một lượng giấy tờ đáng kể: hồ sơ nhập học các năm, bảng điểm, hợp đồng thuê nhà, hoá đơn y tế, giấy tờ thuế, thư từ với các cơ quan.

Phần lớn sinh viên để chúng rải rác trong ngăn kéo và trong hộp thư điện tử, rồi tới lúc cần thì mất cả buổi đi tìm. Một hệ thống dựng trong một buổi giải quyết chuyện này cho cả khoá học.

Những gì phải giữ

Nhóm giữ vĩnh viễn:

• Hộ chiếu cũ, kể cả đã hết hạn, vì có thị thực và dấu nhập cảnh.
• Mọi hồ sơ nhập học đã từng được cấp, kể cả bản cũ.
• Bản in hồ sơ nhập cảnh sau mỗi lần nhập cảnh.
• Bằng tốt nghiệp và bảng điểm chính thức.
• Giấy tờ liên quan tới các đơn xin di trú: đơn đã nộp, biên nhận, quyết định.
• Thẻ số an sinh xã hội.
• Giấy khai sinh và các giấy tờ Việt Nam.

Nhóm giữ vài năm:

• Giấy tờ thuế và các bản khai đã nộp.
• Hợp đồng thuê nhà và bằng chứng trả tiền cọc.
• Hoá đơn y tế và bản giải trình quyền lợi.
• Thư mời làm việc và giấy tờ liên quan tới việc làm.
• Đề cương môn học, nếu bạn định xin công nhận tín chỉ hoặc học tiếp.

Nhóm bỏ được sau khi đã xử lý: hoá đơn điện nước đã thanh toán, quảng cáo, thư mời mở thẻ. Nhóm cuối nên xé nhỏ trước khi bỏ.

Dựng hệ thống trong một buổi

Bước 1: chọn một chỗ lưu trên đám mây có bảo vệ bằng mật khẩu mạnh và xác thực hai bước. Đây là bản chính của bạn.

Bước 2: tạo cấu trúc thư mục đơn giản, ví dụ:

• Giấy tờ tuỳ thân
• Di trú và trường
• Học tập
• Tài chính và thuế
• Nhà ở
• Y tế
• Việc làm

Bước 3: quét mọi thứ. Dùng ứng dụng quét trên điện thoại; chất lượng đủ dùng cho hầu hết mục đích. Quét cả hai mặt nếu có thông tin ở mặt sau.

Bước 4: đặt tên tệp theo quy tắc để tìm được bằng tìm kiếm. Một quy tắc đơn giản và hiệu quả: năm tháng ngày, rồi loại giấy tờ, rồi ghi chú. Tên tệp bắt đầu bằng ngày thì tự sắp theo thứ tự thời gian.

Bước 5: giữ bản giấy ở một chỗ, trong một bìa cứng hoặc hộp, và để ở nơi an toàn. Riêng nhóm giữ vĩnh viễn thì nên có thêm một bản sao giấy ở chỗ khác, chẳng hạn gửi về nhà.

Email cũng là kho lưu trữ

Rất nhiều giấy tờ quan trọng chỉ tồn tại dưới dạng email: thư xác nhận từ trường, thư của văn phòng sinh viên quốc tế, trao đổi với chủ nhà, thư của công ty bảo hiểm.

• Tạo nhãn hoặc thư mục trong hộp thư theo cùng cấu trúc ở trên.
• Với các thư rất quan trọng, tải về và lưu vào kho đám mây, đừng chỉ để trong hộp thư.
• Cảnh báo quan trọng: hộp thư của trường thường bị đóng sau khi bạn tốt nghiệp một thời gian. Rất nhiều người mất toàn bộ trao đổi với trường vì lý do này. Chuyển những gì cần giữ sang hộp thư cá nhân trước khi tốt nghiệp.

Danh sách kiểm trước khi tốt nghiệp

Đây là lúc quan trọng nhất, vì sau đó bạn mất quyền truy cập nhiều thứ:

• Xin nhiều bản bảng điểm chính thức, để nguyên phong bì niêm phong.
• Xin thư xác nhận tốt nghiệp ghi rõ ngày nhập học, ngày tốt nghiệp, tên chương trình.
• Tải bản mô tả chương trình học và đề cương các môn của đúng khoá bạn.
• Chuyển email quan trọng từ hộp thư trường sang hộp thư cá nhân.
• Tải mọi tài liệu từ cổng thông tin sinh viên trước khi mất quyền truy cập.
• Xin thư giới thiệu từ giáo sư và nơi làm việc khi họ còn nhớ rõ bạn.
• Cập nhật địa chỉ nhận thư cho các nơi cần gửi thư sau này.

Khi về nước hoặc chuyển nhà

• Bản đám mây đi theo bạn, không cần làm gì.
• Bản giấy nhóm giữ vĩnh viễn nên mang theo người khi bay, không ký gửi.
• Nhóm giữ vài năm có thể quét rồi bỏ bản giấy, trừ khi có yêu cầu riêng.

Vì sao việc này đáng làm

Có ít nhất bốn tình huống mà một hệ thống lưu trữ tốt tiết kiệm cho bạn rất nhiều:

• Làm hồ sơ di trú tiếp theo. Các đơn xin thường hỏi lại toàn bộ lịch sử ở Mỹ: ngày nhập cảnh, địa chỉ từng ở, nơi từng làm việc. Không có hồ sơ thì phải nhớ lại, và nhớ sai là vấn đề.
• Công nhận văn bằng khi về nước.
• Tranh chấp tiền cọc, hoá đơn y tế, hoặc với nơi làm việc. Bằng chứng quyết định mọi thứ.
• Học tiếp ở bậc cao hơn vài năm sau, khi trường cũ đã đổi hệ thống và bạn không còn tài khoản.

Một buổi bỏ ra bây giờ, và bạn không bao giờ phải lục tìm nữa.

Câu hỏi thường gặp